Каждый хотел бы эффективно использовать личные ресурсы и продуктивно распоряжаться жизнью. В этом помогают исследования и методики, сформулированные на основе успешного опыта. В книге «Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе», Крисом Бэйли проверены и отобраны 25 способов, повышающих работоспособность человека, освобождая время для отдыха.
Для достижения результата нужна цель
Увеличить продуктивность просто, если понимаешь, зачем это нужно. Сильная мотивация дает стабильный положительный эффект, не давая откатываться. Перед тем, как ставить цель, проверьте, на самом ли деле выполнение намеченной цели так важно. Чтобы понять ценность продуктивности, ответьте себе на вопросы:
- Если бы у вас появилось лишнее время после проведенной оптимизации, на что бы вы его потратили?
- Существуют ли конкретные задачи, которыми вы займетесь, освободив время?
- Когда решили оптимизировать действия, были ли конкретные мотивы, заставившие заинтересоваться способами?
Ясно определив потребности, проще настраиваться на достижение устойчивого результата.
Расставляем приоритеты важности
Чтобы достичь результата, сосредотачивайтесь на выполнении важных задач, которые обеспечат максимум эффективности. Не стоит растворяться сразу в нескольких направлениях, хотя бы потому, что охватить вниманием все не получится. Определите список задач по рациональности. Важно не количество выполненных задач, а степень их важности.
Чтобы правильно расставить акценты, действуйте по следующему алгоритму:
- Напишите список всех заданий.
- Представьте, что из всего списка вы можете сделать только 1 дело, и решите какое из них поможет достичь больших результатов.
- Таким же образом определите еще 2 обязанности, выполнение которых поможет достичь результата в тот же срок.
Универсальность «правила трёх»
Ежедневно, вначале дня, выделите 3 задачи, которые нужно закончить до окончания дня. Действия планируйте так, чтобы эти 3 намеченных пункта оставались в фокусе внимания. Научились определять важные задачи на день? Пора расширить временные границы и определить важные события на неделю. Этот принцип работает и при выполнении служебных обязанностей, и в личной жизни.
Эффект метода в особенности человеческого мозга воспринимать любое понятие через тройки. Например, начало – середина – конец. Приступая к рабочему дню, определите, какие важные задачи должны быть завершены сегодня. В работе старайтесь придерживаться взятых ориентиров.
Используем биологические пики
У каждого активность в течение суток распределяется персонально. Следите за силой энергии, которая сопутствует в течение суток. Обнаружится время, когда активность достигает высших значений, и будут часы, когда подъем сменяется спадом. Планируйте выполнение важных задач на часы пиковой активности.
Чтобы определить, когда наступают биологические пики, на некоторое время стоит отказаться от дополнительных стимуляторов – алкоголя, сладкого, кофе. Помогут выявить время активности записи своих дел каждый час. Это даст возможность определить, продуктивно ли вы тратите время.
Чтобы выявить пики активности, достаточно 2-3 недель, а определить продуктивность распределения времени помогут записи в течение одной недели.
Если дело неприятное, меняем свой подход
Человеческая сущность такова, что наиболее сложные задачи откладываются на потом. Человек, не умеющий управлять своими ресурсами, каждый раз откладывает выполнение важной задачи день за днем. На процесс откладывания также уходит время, когда запланированное сложное задание заполняется малозначительными.
Вместо отказа от сложного неприятного дела пересмотрите отношение к нему, повышая привлекательность в своих глазах. Бороться с неприятными ощущениями помогает выявление негативных триггеров (скука, рутина, нежелание, повышенная сложность). Затем подумайте, есть ли у выполнения этой задачи положительный эффект. Например, нужно заполнить важный документ, что требует усилий мысли и внимания. Подумайте, что его заполнение даст взамен.
При наличии нескольких важных задач составьте их список и определите пользу от выполнения и негативные итоги от отказа.
Начинайте действовать, не размышляя, спустя 15 минут сделайте перерыв, занявшись другим делом. Еще через 15 минут возвращайтесь к тому, что было прервано, если чувствуете силы продолжать.
Проекция в будущее: знакомимся с собой через много лет
Думая о себе в будущем, мы часто воспринимаем свою проекцию как чужого человека и склонны перекладывать на него работу, которые не хотим выполнять сейчас. Чтобы избавиться от этого, подумайте, как будете выглядеть в будущем, если выполните вовремя важные задачи.
Наладить контакт с будущим «я» позволит письмо, отправленное себе в будущее. Чтобы создать визуальный образ себя, используйте специальные программы типа AgingBooth. Так будет проще представить себя будущего, который зависит от выполнения важных задач в настоящем.
Интернет поглощает время, отказываемся от него
Блуждания в интернете заманивают, заставляя забыть о невыполненных важных задачах. Чтобы не тратить время впустую, периодически отключайте его при выполнении трудных, неприятных событий. Тогда ни мессенджеры, ни электронная почта не смогут снизить работоспособность.
Управляем вниманием и энергией
Чтобы рационально использовать время, необходимо учитывать способность распределять и тратить внимание и энергию. Чтобы тайм-менеджмент принес результат, при планировании задач на день думайте о своих ресурсах: достаточно ли их будет для исполнения всего намеченного, правильно ли распределены задачи.
Планируем меньший срок на исполнение важных дел
Установлено, что большая длительность недели мало влияет на продуктивность. Чем дольше мы работаем, тем больше устаем и прикладываем усилий для выполнения. Энергия и концентрация внимания нуждаются в восполнении.
Пересмотрев этот подход, запланируйте на важные дела меньше времени. Понимая, что на важную работу отведен небольшой срок, мы охотнее концентрируемся на процессе и прикладываем больше усилий.
Рациональное распределение времени требует внимания и приложения усилий во время работы. Не стоит заранее проецировать эту работу надолго. Ограничивайте себя.
Правильно расходуем энергию биологических пиков
Не нужно выделять больше времени на выполнение важных дел. Концентрируйтесь на них тогда, когда организм работоспособен на максимуме. Чтобы рационально распределить ресурс времени, используйте программы-планировщики (Outlook, Google Calendar и т. д.) и освободите часы биологических пиков для выполнения серьезной работы. Поставьте предупреждающие напоминания о приближении назначенного времени за 15-30 минут. Это даст подготовиться к максимальному включению в работе.
Закрываемся на техобслуживание
Ежедневные хозяйственные и личные дела отвлекают, отнимают дорогое время, которое можно было бы потратить с наивысшей продуктивностью. Но и отменить их невозможно. Чтобы не тратить силы на совмещение разных задач, отведите один день, в течение которого вы займетесь закупкой продуктов, стиркой, уборкой. Своеобразный перерыв на техобслуживание поможет восполнить ресурсы для будущих событий.
Выполняемых дел должно быть немного
Упрощая восприятие будущих дел и снижая число задач, человек высвобождает в графике время, не заполненное ничем. Такие «окна» окажутся спасительными, если ситуация потребует быстро отреагировать на изменения.
Меньше времени на неважные дела
Когда выполняются серьезные задачи, неминуемо появляются сопутствующие дела, отвлекающие внимание и малопродуктивные. Чтобы уменьшить расход времени на них, установите минимально возможные сроки для выполнения. Чтобы не отвлекаться на звонки, их можно запланировать на 1 период, делая перерыв в выполнении сложных задач.
Отказываемся от рутины в пользу приоритетных задач
Не обязательно выполнять то, что могут сделать другие. Делегируя полномочия по рутинным задачам с низкой эффективностью, вы освобождаете потенциал на значимые дела. Даже мелкие необременительные задачи плохо отражаются на концентрации внимания и прилагаемых усилиях.
Прежде чем отвлекаться на рутину, подумайте о результате, если важное событие отложено из-за не имеющий ценности задачи.
Идеи нуждаются в записи
Невозможно держать все в голове и быть готовым в любой момент применять возникшие когда-либо мысли. Чтобы стать организованным, не нужно помнить о статусе каждой задачи на выполнении. Записывайте интересные решения в электронном виде или в записной книжке, освобождая ресурсы мозга для более важных дел.
Даем мыслям время на свободный полет
Выполнять по пунктам запланированные дела человеку сложно. В отличие от машин, которые можно настроить на бесперебойный режим, люди нуждаются во временной свободе мысли. В течение нескольких минут ежедневно давайте мыслям свободу. Оставляйте место для мечты и размышлений. Во время таких «полетов» часто приходят гениальные идеи, интересные решения. Устраивайте блуждания мыслей в течение ограниченного времени, не допуская срыва в выполнении важных задач.
Внимание нуждается в тренировке
Сконцентрированный человек достигает лучших результатов. Вместо того, чтобы непродуктивно тратить 2-3 часа, выполняйте запланированное за 1 час активной работы. Недостаток внимания нуждается в тренировке, включая мыслительный процесс, способность к фокусированию и осознанности действий.
Если что-либо отвлекает от важной работы, отметьте для себя этот случай и используйте в будущем, исключая отвлекающие моменты при работе в будущем.
Определяем «горячие точки»
Выполняемые дела нуждаются в контроле. Периодически проверяйте записи, сверяйте статус дел запланированных задач, оценивайте результаты. Определите «горячие точки» в разных сферах жизни:
- Развитие интеллекта.
- Забота о теле.
- Статус личных отношений.
- Эмоциональное состояние.
- Работа над карьерой.
- Финансовое положение.
- Сфера развлечений.
Чтобы не сужать личные интересы отдельными категориями, анализируйте, какие дела на будущей неделе будут направлены на реализацию потребностей в каждой «горячей точке». Например, поход к стоматологу относится к заботе о теле. Если вы давно не посещали его, самое время запланировать визит.
Отгораживаемся от оповещений
Невозможно работать с погружением на 100%, если постоянно приходят уведомления, СМС, сообщения об обновлениях компьютерных программ и т. д. Во время работы отключите звуковые уведомления, и работа пойдет быстрее.
Режим выполнения одной задачи
Для поддержания продуктивности работы сосредоточьтесь на 1 задаче, не тратя энергию на остальное. Многозадачность не способствует результативности. Заведите привычку заниматься только 1 делом, а закончив его, переключать внимание на другое.
Медитации как помощь в концентрации внимания
Медитируя, человек тренирует способность к концентрации. Чтобы не тратить много времени на упражнения, запланируйте 5 минут на ежедневные занятия, установив таймер. Наблюдайте за своим ритмом дыхания, концентрируя на нем внимание, которое снова и снова будет отвлекаться от этого занятия.
Следим за запасом энергии
Внимание и усилия воли требуют расхода энергии. Не стоит об этом забывать, принимаясь за оптимизацию времени. Чтобы сохранять энергичность, пересмотрите рацион на предмет достаточного количества необработанных продуктов. Избегайте лишнего, контролируя момент, когда организм насытился.
Увеличиваем потребление чистой воды
Сладкие напитки, кофе, алкоголь не так эффективны, как простая чистая вода, выпиваемая в больших объемах. Сложно сразу отказаться от алкоголя или кофе, поэтому снижайте потребление ненужных напитков постепенно.
Черпаем энергию из занятий спортом
Работа требует энергии, следите за ее периодическим восполнением. Эффект от физических нагрузок в увеличении запасов энергии путем несложных тренировок (бег, ходьба, эллиптические тренажеры).
Сон дает силы
Невыспавшийся человек малопродуктивен. При сокращении времени сна на час потребуется дольше времени на исполнение одного и того же объема задач. Определите для себя оптимальное время, чтобы лечь спать, и придерживайтесь установленного графика.
Продуктивность повышается тогда, когда человек оптимизирует управление личным временем, энергией, вниманием. Откладывая выполнение намеченных дел, он нерационально тратит время. Не отвлекаясь на пустяки можно сосредоточиться. Усталость накапливается, когда заканчивается энергия. Применяя простейшие правила можно пересмотреть отношение к жизни и изменить ее.
