Онлайн-касса – это портативный контрольно-кассовый аппарат, способный выбить чек, сохранить данные о проведенных операциях в модуле памяти, зашифровать информацию и направить ее оператору фискальных данных. Продажа и обслуживание онлайн-касс, как правило, осуществляется одной компанией, например, https://hashdesk.ru/. Их востребованность объясняется удобством эксплуатации и выгодными преимуществами перед классическим оборудованием.
Отчетность удаленно поступает в контролирующий налоговый орган. Прямая передача данных является преимуществом для добросовестных предпринимателей и удобна для федеральной налоговой службы:
- возможность оперативно отслеживать продажи и контролировать поступления и расходы. Налоговики своевременно отслеживают процесс уплаты налогов. Отчеты поступают напрямую, поэтому их невозможно подделать;
- меньше бумажной работы, нет необходимости формировать объемные архивы;
- уменьшается количество инспекций и проверок.
Налоговые службы опубликовали реестр аппаратов, соответствующих регламентам и требованиям торгового законодательства. Перед выбором, покупкой и установкой техники следует изучить данный перечень.
Категории оборудования
Существует три группы аппаратов.
- Стационарный моноблок – компактный прибор, совмещающий функции компьютера и ККА. С помощью программы управления и информационного накопителя устройство может автоматизировать процессы продаж. Некоторые модели совместимы с бухгалтерскими программами, что позволяет отслеживать остаток и поступление новых товаров.
- Автономный кассовый аппарат – мобильное оборудование со встроенным модемом, функционирует на аккумуляторе. Подходит для оснащения торговых площадок в регионах, где существуют перебои электричества. Слабое звено – невозможность добавления новых функций и перенастройки прибора, поэтому используют его в сферах обслуживания небольшого потока клиентов и реализации постоянного ассортимента продукции.
- Фискальный регистратор – портативное устройство, которое можно подключить к телефону, планшету, ноутбуку и другому оборудованию, на которое установлена управляющая программа. Регистратор предназначен для печати чека, формирования электронного чека и удаленной передачи данных налоговикам.
Подбирая тип и модель онлайн-кассы, следует опираться не на ценовой сегмент техники, а на цели и задачи бизнеса.
Критерии выбора
На выбор той или иной модели кассовой техники влияет целый ряд факторов.
- Характер бизнес-направления. Для владельцев небольших торговых точек, где отсутствует подключение к коммуникационным сетям, подойдут автономные кассы. Тогда как владельцу кофейни больше подойдет стационарный моноблок с возможностью установки управляющих и контролирующих программ, чтобы своевременно отслеживать расход продукции и оформлять новые поставки.
- Объемы обслуживания и роток клиентов. Для формирования большого количества чеков потребуется устройство с автоматическим отрезом и высокой скоростью печати. В ситуациях, когда номенклатура товара требует размещения большого объема информации на одном талоне, приоритет стоит отдать приборам с настраиваемой шириной печатного поля.
- Необходимость автоматизации процессов. Когда предпринимателю требуется аппарат исключительно для выбивания чеков, то можно и сэкономить на покупке. В противном случае, стоит потратиться на оборудование, способное интегрироваться с логистической сетью организации. Обойдется оно на порядок дороже, зато упростит работу персонала и контролирующих органов.
- Программное обеспечение ККА. Софт портативного устройства должен совмещаться с программным обеспечением всей системы, куда входят сканеры, весы, терминалы. Так же важна интеграция с ЕГАИС, если в ассортименте имеется алкогольная продукция. При несовместимости ПО будет невозможно пропечатать корректный чек и отправить отчет в налоговую службу.
- Стоимость обслуживания. Важно, чтобы перенастройка, обновление или расширение функциональности прибора не требовала больших финансовых затрат или не требовалась слишком часто.
Подводя итоги
Правильно подобранная онлайн-касса значительно упрощает ведение бизнеса, контроль за всеми процессами и подачу налоговой отчетности.
